Nous l'avons d'abord construit pour notre propre entreprise
AutoValore · Location de véhicules, VTC, gestion de flotte · Douala, Cameroun
AutoValore, à Douala : location de véhicules, VTC et gestion de flotte. Khot est d'abord l'outil que nous avons construit pour la faire tourner, chaque jour.
Notre histoire
AutoValore loue des véhicules, avec ou sans chauffeur, et assure des courses VTC et des transferts à Douala. L'entreprise gère aussi des véhicules qui appartiennent à des propriétaires et à des investisseurs, et elle entretient sa flotte dans son propre atelier.
Aucun logiciel ne collait à cette réalité : plusieurs métiers, des chauffeurs sur le terrain, des propriétaires à qui rendre des comptes, le mobile money, le réseau qui coupe. Alors nous avons construit notre propre outil.
Nous l'utilisons tous les jours. Chaque besoin réel de l'équipe est devenu une fonction. Puis nous l'avons ouvert à d'autres entreprises : c'est Khot.
Avant, après
Avant
- Réservations, courses, dépenses et suivi des véhicules éparpillés entre plusieurs outils et plusieurs personnes
- Rien n'empêchait de promettre le même véhicule à deux clients aux mêmes dates
- Qui valide une dépense, une remise ? Les règles n'étaient pas écrites
- Chaque relevé propriétaire demandait un long travail de préparation
- Kilométrage, entretiens et échéances suivis de mémoire
Après
- Un calendrier qui refuse les doubles réservations
- Chaque dépense validée et tracée
- Chaque propriétaire consulte en ligne un relevé calculé à partir de la même source que la comptabilité
- Chauffeurs et atelier travaillent sur téléphone, même quand le réseau coupe
- La direction suit l'activité sur un tableau de bord ; chaque personne ne voit que ce qui la concerne
Ce que nous avons construit
Réservations et locations
Calendrier des véhicules sans chevauchement, devis, contrats et factures en PDF, réservation en ligne pour les clients.
Transport et VTC
Courses affectées aux chauffeurs, abonnements et planning récurrents, facturation des comptes clients.
Flotte
Kilométrage, entretien par véhicule, accessoires, incidents, états des lieux avec photos et signature.
Atelier
Ordres de réparation, devis validés, pièces sorties du stock.
Propriétaires et location-vente
Relevés mensuels, échéanciers de location-vente et un espace en ligne pour chaque propriétaire.
Équipe, chat et tâches
Tâches assignées, validations, messages dans le dossier, rôles et droits pour chaque personne.
Finance et tableaux de bord
Trésorerie, grand livre, résultat par activité, récap du matin (AutoValore utilise aussi le Pilotage avancé).
Relation client et vente
Une fiche par client avec tout son historique ; annonces des véhicules à vendre sur le site.
Nos tableaux de bord, chaque jour
Ce que la direction et l'exploitation regardent. Les chiffres réels restent privés : ceux-ci sont fictifs.
- 3 documents de véhicules expirent cette semaine
- 2 factures impayées depuis plus de 30 jours
- 5 dépenses validées hier
- Assurance d'un véhicule à renouveler dans 5 jours
- Vidange prévue demain à l'atelier
- 2 retours de location à contrôler
Un outil qui a grandi avec l'activité
- Flotte
- VTC et transport
- Atelier
- Propriétaires et location-vente
- Vente de véhicules
- Relation client
Ce que nous en avons appris, et qui est dans Khot
- Le terrain d'abord : si le chauffeur ne peut pas saisir en une minute sur son téléphone, l'information n'arrive jamais.
- Une seule source de chiffres : la même opération alimente la comptabilité, les relevés et les tableaux de bord.
- Des droits clairs : chacun voit ce qui le concerne, la direction voit tout.
- Grandir par étapes : un module à la fois, sans jamais perdre les données.
Voyez-le fonctionner
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